NB! Hvis du allerede har en gruppe i MS Teams, du ønsker at dele gruppeformularen med, springes dette punkt over.

Åbn Microsoft Teams (findes også som app i Windows).

Følg guiden til at oprette en gruppe (personaleteam).

Log på Microsoft Forms med dit AAU-brugernavn og password.

Scroll ned til bunden af siden til punktet Mine grupper og vælg den gruppe, du ønsker at dele formularen med.

Følg nu Microsofts vejledning til oprettelse af formular.

Generelle GDPR-råd ift. formularer

• Sørg for at der kun bedes om almindelige personoplysninger og ikke fortrolige eller følsomme oplysninger (læs mere om behandling af persondata).
• Sørg for at formularbesvarelse (persondata) slettes hurtigst muligt efter de har opfyldt deres givne formål seneste 14 dage efter eks. afholdt arrangement eller lign.
• Sørg for at have en samtykketekst i formularen

Eksempler på samtykketekst

”Ved at svare på denne formular giver du samtykke til, at webteamet ved AAU ITS kan bruge oplysningerne om dig til at finde ud af, hvem der er tilmeldt sig kurset, samt kontakte dig vedr. det givne kursus. Vi sletter de registrerede oplysninger om dig, som vi har hos os, senest 14 dage efter, kurset er afholdt. Mvh. Webteamet ved AAU ITS.”

”Ved at svare på denne blanket giver du samtykke til, at bestyrelsen for Djøf-klubben for administrativt ansatte ved AAU kan bruge oplysningerne om dig til at finde ud af, hvem der er tilmeldt arrangementet, og for at din tillidsrepræsentant kan søge om økonomisk støtte til arrangementet fra dit fagforbund. Vi videregiver således dit navn og medlemsnummer til din tillidsrepræsentant, og tillidsrepræsentanten videregiver oplysningen til dit fagforbund, så de kan se, at det er medlemmer, de giver tilskud til. Vi sletter de registrerede oplysninger om dig, som vi har hos os, senest 14 dage efter arrangementet. Mvh. Bestyrelsen for Djøf-klubben for administrativt ansatte ved AAU.”